รายงานผ่าน Google Drive

วิธีการดู report จาก Google Drive

วิธีการดู Report จาก Google Drive

ไฟล์ใบเสร็จและใบรับรองทั้งหมดจะถูกจัดเก็บใน Google Drive ของคุณโดยอัตโนมัติ ทำให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา

อีเมลที่ใช้เชื่อมต่อกับ Paypers จะถูกใช้สำหรับสร้าง Google Sheet, Google Drive และฟีเจอร์สแกนใบเสร็จผ่านอีเมล

โครงสร้างโฟลเดอร์

Paypers จะสร้างโฟลเดอร์ใน Google Drive ของคุณโดยอัตโนมัติ ดังนี้:

Paypers/
├── [ชื่อธุรกิจ]/
│   ├── 2026-01/
│   │   ├── ใบเสร็จ/
│   │   └── ใบรับรอง/
│   ├── 2026-02/
│   │   ├── ใบเสร็จ/
│   │   └── ใบรับรอง/
│   └── ...

การเข้าถึงไฟล์

1. เปิด Google Drive

   เข้า Google Drive โดยใช้อีเมลที่เชื่อมต่อกับ Paypers

2. เข้าโฟลเดอร์ Paypers

   คลิกเข้าโฟลเดอร์ “Paypers” ในหน้าแรกของ Drive หรือค้นหาในช่องค้นหา

3. เลือกธุรกิจ

   เลือกโฟลเดอร์ธุรกิจที่ต้องการดูเอกสาร

4. เลือกเดือน

   เลือกโฟลเดอร์เดือนที่ต้องการดู เช่น “2026-01” สำหรับเดือนมกราคม 2026

5. เลือกประเภทเอกสาร

   เลือกระหว่างโฟลเดอร์ “ใบเสร็จ” หรือ “ใบรับรอง” ตามที่ต้องการ

ไฟล์ที่จัดเก็บ

ใบเสร็จต้นฉบับ

รูปภาพหรือ PDF ใบเสร็จที่คุณอัปโหลดเข้าระบบ

ใบรับรองแทนใบเสร็จ

PDF ใบรับรองที่ระบบสร้างให้อัตโนมัติ

หลักฐานเพิ่มเติม

ไฟล์ที่แนบเพิ่มเติมเป็นหลักฐาน

การดูไฟล์ใบเสร็จจาก Google Sheet

คุณยังสามารถคลิกลิงก์ในคอลัมน์ไฟล์ใน Google Sheet เพื่อเปิดดูรูปใบเสร็จใน Google Drive ได้โดยตรง

ดูโครงสร้างโฟลเดอร์

เมื่อคลิกลิงก์จะเปิดหน้าโฟลเดอร์ใน Google Drive ที่เก็บไฟล์นั้นๆ

คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์กับสำนักงานบัญชีเพื่อให้เข้าถึงเอกสารได้สะดวก โดยคลิกขวาที่โฟลเดอร์แล้วเลือก “แชร์”

การค้นหาไฟล์

คุณสามารถใช้ช่องค้นหาของ Google Drive เพื่อหาไฟล์ได้รวดเร็ว โดยพิมพ์:

• ชื่อร้านค้า
• วันที่
• หมายเลขใบเสร็จ

ข้อควรระวัง: ห้ามลบหรือย้ายไฟล์ใน Google Drive ด้วยตนเอง เพราะจะทำให้ลิงก์ใน Google Sheet ใช้งานไม่ได้